差旅“黑科技”：如何用系统升级赢未来？

近年来，中国差旅管理市场交易规模快速增长。

智研咨询数据显示，2019年，我国差旅管理交易规模从2011年的610.6亿元增长至2638.8亿元，预计2023年我国差旅管理交易规模有望达到3586.2亿元。

与此同时，企业对差旅管理系统的依赖也愈发显著。作为差旅管理的关键技术支撑，差旅管理系统如何随需应变，并持续迭代升级？

4月18日，在2024 环球旅讯数智论坛·上海站的商旅专场上，由广州旅讯商旅服务有限公司董事合伙人&资深专业讲师陈琳琳主持，某大型企业差旅负责人、海南航空销售部总经理马宁、思客科技(集团)-差旅管家Tripwise总裁麦冠华等嘉宾，就差旅系统迭代升级等问题展开了多维度的讨论。

广州旅讯商旅服务有限公司董事合伙人、
资深专业讲师陈琳琳

以下是本次座谈环节的问答记录（经编辑整理）：

01

新需求，新挑战

陈琳琳：经过疫情三年，差旅管理系统有了新的需求、新的迭代。大家对此有什么想法？

某大型企业差旅业务负责人：我们是早期投身差旅系统搭建的企业之一。自2019年起，我们就开始构思并搭建这个平台。

目前，整个系统都是我们自主开发的。在这个过程中，我认为搭建相对容易，但运营却是挑战重重，高效且有价值的运营需要持续不断地改进。

今年，我们面临的主要挑战之一是数字化转型。不管是火车票还是飞机票，数字化都是未来的趋势。通过数字化改造，我们期望为企业带来更多成本和时间上的节约，同时优化流程。

陈琳琳：客户是否有直连海航？是否提出关于技术改造的需求？

马宁：是的，我们确实有这样的需求。企业的需求可以分为几类：

第一类，是在产品方面。我们的企业客户需求变得越来越多样化。传统的差旅系统中，机票处理相对简单，但现在需要更灵活的处理方式。例如，有些员工可能希望支付额外费用以升级舱位。因此，我们需要在系统中区分公费和私费部分，并灵活处理附加服务产品。

第二类，是系统简化方面。在产品多样化的同时，系统对接这些产品时必须简单易用，避免增加系统复杂度。

第三类，是在服务方面。我们希望服务越来越便捷。例如，机票退改签费用的处理是一个挑战。不同公司的标准不同，这导致了大量线下处理工作。尽管只有很小一部分订单涉及退改签，但处理这些订单的工作量却相当大。我们正在探讨能否将这些处理标准化并在线上完成，这需要与航信等公司合作。

第四类，是与大型企业直连的服务。例如与金融机构的直连，他们拥有庞大的员工队伍，他们的私人出行也需要相应的合作产品。因此，与这些大型企业直连非常重要，这样我们就可以为他们提供更优惠的产品。

综上所述，我们面临着产品丰富化、系统简化、服务优化、与大型企业直连的几大需求。

陈琳琳：最近几年，我们服务企业客户是否收到了更多与技术迭代升级相关的需求，是否出现了一些难题？

麦冠华：差旅管理行业正面临着数字化、智能化的趋势。在过去，传统TMC或代理商主要为企业预订酒店、机票、火车票等服务。但近年来，随着差旅行业的发展，企业开始要求将OA系统和费用控制系统进行整合。

今年，我们发现许多企业都希望将差旅预订系统升级为差旅管理系统，这是一个新的趋势，大多数企业都在这个方向上做出努力。企业要的不单是差旅预订公司，不只是需要帮订机票和酒店的代理商，而是要对企业差旅出行进行综合数字化管理的TMC，要求的是数字化、智能化的差旅管理系统，除了OA、费控等基本系统管理外，更希望有公司的预算管理、项目管理系统等。企业需要更加精准地控制差旅支出，精细化管理，实现企业数字化智能化发展。

这一趋势十分明显，因此在产品开发方面，我们也在努力朝这个方向发展。

思客科技(集团)-差旅管家Tripwise总裁麦冠华

02

破解降本增效难题

陈琳琳：在企业进行差旅管理时，降本增效无疑是基本要求。然而，在实现这一目标的过程中，销售方与企业方之间或许会产生矛盾，因为双方的需求或立场可能并不完全一致。对此，企业方是如何平衡降本增效？

某大型企业差旅业务负责人：从企业的角度来看，追求成本最低化是一个持续的关注点。

实际上，差旅管理所带来的效益可以分为两方面：一方面是显性成本，包括价格和资源优劣；另一方面是隐性成本的降低，即如何确保整套系统的流程和技术符合企业的降本增效要求。

因此，企业越来越关注整套流程所带来的价值，而不仅仅是某一张机票是否便宜。自动化、数字化以及效率提升是成本节省的关键点。

陈琳琳：除了价格方面的优惠和降价之外，还有其他方法可以帮助企业降低整体采购和支出成本吗？是否考虑过其他解决方案？

马宁：从航司的角度来看，除了综合运用系统和成本管理，包括费用控制在内，TMC在管理方面也能够帮助降低成本。我们需要与企业合作以降低成本。这两方可能存在一些矛盾，因为航司希望提高票价，而客户则希望价格更具竞争力。

作为供应商，我们更多地依赖于产品和系统的组合，而不是仅仅依靠系统。举例来说，我们推出了“轻松飞”产品，为那些无托运行李的客户提供了更具竞争力的价格。此外，我们也在考虑将差旅和会议展览相结合，制定类似企业差旅的长期优惠政策。

部分客户的成本问题主要靠产品而不是系统能解决的，比如对小微企业来说系统应用成本很高，有合适的产品更重要。我们投在高净值人群的飞行通产品，因为加了权益共享人的设置，意外帮小微企业降低了差旅成本。

陈琳琳：面对客户在成本降低和系统使用方面的挑战，你们是如何应对的呢？

麦冠华：针对这个问题，我们已经采取了一些措施。

首先，我们推出了一款名为“数据魔方”的产品，用于为企业集团提供体检报告，帮助企业了解问题和改进方向。这个系统也可以在客户同意的情况下与我们的供应链伙伴共享数据，从而实现降本增效。

其次，我们一直认为企业用户是TMC与供应链合作伙伴的共同用户。因此我们与供应链合作伙伴建立了生态系统，共享数据和会员权益，通过系统打通，实现了用户B端与C端权益同步，营销活动同步等，从而降低成本、提高效率，最终实现三方共赢。此外，我们建议TMC应该注重产品的复用性和模块化，以适应不同企业的需求，避免产品重新投入开发，最终降低系统开发成本。

03

电子发票为差旅赋能

陈琳琳：今年国家开始推出电子发票，而在机票和火车票领域也已经推向市场。对此，有哪些应对策略？

某大型企业差旅业务负责人：我们在电子发票方面处于领先地位，已经与国铁总局、国税总局以及航空公司完成了电子化发票的系统开发，并且与12306完成B端电子化火车票数据对接。

目前来看，电子发票不仅提高了效率，还对税务管控和税收管理有很大帮助，节约了90%以上的时间。

陈琳琳：在机票方面，针对企业端，无论是BSP票还是直连票，是否有技术或支持措施，可以便利差旅甲方或服务商？

马宁：去年底民航业开始准备和推行相关工作。目前国内已有几家公司先行试点并与航信一起开发机票与金税系统的打通，预计试点结束后即将上线。

在底层方面，航信和金税系统的打通将由后台完成，这将节约很多成本，不再需要打印和邮寄大量纸质行程单，这将提高效率。

但在后续推行过程中，需要TMC和企业的共同适应。企业可能需要进行财务管理制度的调整和内部核验验证。此外，财务操作流程可能会发生变化，需要进行系统对接。

标准化的行程单电子化已经顺利实现，但其它费用，如附加服务和退改签费用尚未标准化。我们计划与航信合作，将这些非标准的费用也纳入电子行程单，并进行线上化，以解决相关问题。企业端也需要进行相应的改造，以适应电子发票带来的流程简化。

电子发票的好处在于流程更简单、核验更方便。然而，后续仍需要结合企业财务制度进行调整，并根据企业需求推进具体进展。

海南航空销售部总经理马宁

陈琳琳：关于退改签问题，目前尚未完全实现电子化，且各公司的退改签票据格式不一致。至于发票是否都以个人名字开具的问题，电子发票以后是否可以开具给企业？

马宁：理论上是可以实现的，但具体操作规则需要行业制定，并考虑税务要求，是否允许个人开具，以及是否可以开具大发票等问题。

陈琳琳：我们这边已经具备了开具电子发票的资质吗？

麦冠华：据我所知，北京已有一些企业在试用，但尚未全面推行。

对于TMC来说，我认为有几个方面需要注意：

首先是保持关注税务系统；其次是保持与供应链合作伙伴及时沟通；接着TMC需要为业务流程的变化做好准备并相应调整产品，这一点至关重要，否则无法支持这种变化；最后，推进结算的自动化。

目前，我们现在已经有部分企业开始使用自动化结算，这意味着我们几乎不需要与财务人员进行过多的沟通，而是通过数据传输实现自动化。

04

如何走向国际化

陈琳琳：最近几年，中国企业正在积极推进国际化，企业和供应链也开始面向国际市场。作为TMC，我们如何协助中国企业走向国际？如何整合管理系统来应对国际化的挑战？

某大型企业差旅业务负责人：在我看来，中国企业走出去需要解决三个问题：

首先，是资源供应问题。我相信大多数资源供应商和合作伙伴都能够很好地解决海外酒店和航空公司等资源整合问题。

其次，是支付问题。中国企业需要解决人民币支付和对公结算的问题，包括国内和海外支付的整合。

最后，是互联网应用的国际化。在国内，我们使用的应用和支付工具非常方便，但在国外，我们也需要更好的互联网工具来满足中国企业走出去的需求。

因此，如何将这三个需求结合起来，提供一个解决方案，是中国企业走出去所迫切需要解决的问题。

陈琳琳：海航开设了许多国际航线，是否有针对企业和一带一路的助力性工作？

马宁：这个问题问得非常到点。资源整合可能更多涉及企业和TMC的合作，而我们只是资源整合的一部分。我们认识到这其中的价值不仅仅是一张机票。

去年发现了一个新现象，因为我们的特拉维夫航班一直在飞，中东军事冲突导致很多普通乘客联系我们提出很多新需求，他们所在的企业或机构需要紧急运送重要资料、设备等物品需要空运回国。原本只是普通商务旅客，现在成为了合作方。因此，我们在国际航线上的业务除了客运之外，还可以整合货运和客户对供应链的需求，我们不仅是只为机构客户提供客运业务，还能提供物流服务。

我们希望通过我们的努力，能够为中国企业走出去提供更多的支持。

陈琳琳：站在TMC的角度，有什么方式能够助力中国企业的出海之路，实现差旅管理的国际化？

麦冠华：大部分大中型企业现在都有海外业务的需求。我们主要做两件事情：

首先，我们必须避免踩坑。由于海外出行的相对复杂性，为了保证质量，我们都是与国内外知名的国际资源方合作，这项工作已经进行了两三年。

其次，作为TMC，我们必须清楚地了解出海的情况：一种是简单的出海方式，主要涉及单订机票和酒店，我们尽可能实现线上化；另一种是复杂的出海方式，针对企业复杂及个性化要求，我们需要线下的专业国际团队服务，这是必不可少的，否则无法提供一站式解决方案。